Para que una compañía funcione correctamente y prospere, es necesario contar con una buena comunicación empresarial que fomente el sentimiento de unidad. Por ello, en este post te explicamos los diferentes tipos de comunicación interna que se dan y cómo puedes mejorarlos a través de una serie de herramientas y métodos. Y recuerda que el Máster en Marketing y Comunicación de Moda te ofrece todas las habilidades para dominar este ámbito y más aspectos a nivel empresarial.
Índice de contenidos
¿Qué es comunicación empresarial y cómo funciona?
La comunicación en la empresa consta de varios procesos. Todos ellos son necesarios para que haya entendimiento entre departamentos y trabajadores y, por tanto, que la compañía prospere. Así pues, a través de la comunicación los empleados pueden coordinarse y alcanzar objetivos.
A través de una serie de medios y herramientas (que veremos más adelante) los altos cargos deben asegurarse de que todos los mensajes e información lleguen a sus trabajadores. Asimismo, ellos también deben tener conocimiento de aquellas tareas que son prioritarias para el rendimiento de sus empleados. Al fin y al cabo, el éxito de una empresa depende de la coordinación entre trabajadores y gerentes.
Tipos de comunicación empresarial
Cada empresa está organizada y funciona de forma diferente, pero hay dos tipos de comunicación que debes saber diferenciar. Se trata de la comunicación interna y la comunicación externa de una compañía.
La comunicación interna, de la que estamos hablando en este post, es imprescindible para que los trabajadores estén unidos para lograr los objetivos establecidos. En cambio, la comunicación externa hace referencia a los diferentes canales y medios que utiliza una compañía para dar a conocer su producto o servicio y ganar prestigio en el mercado.
Así pues, vistas las diferencias entre ambas, vamos a profundizar en los diferentes tipos de comunicación interna que se dan en una empresa.
Comunicación monodireccional y descendente
Desde los puestos superiores de la empresa se transmite un mensaje que va dirigido hacia los departamentos que forman la pirámide empresarial. Es un mensaje de una sola dirección, por lo que no se espera respuesta. Hay que llevar a cabo la acción que haya sido ordenada.
Comunicación bidireccional y ascendente
En este caso, se espera una respuesta de los receptores con información importante. Es la forma de comunicarse más común en el entorno empresarial.
Comunicación vertical
La forma de comunicarse va desde los altos cargos hasta los cargos medios y bajos, por lo que se refleja claramente las diferentes categorías que ocupan los empleados dentro de la empresa.
Comunicación horizontal
El proceso comunicativo se establece entre el personal que ocupa el mismo rango dentro de la pirámide empresarial.
Comunicación formal
La base de este tipo de comunicación está en el respeto y la relación cordial entre los empleados de distintos rangos y departamentos. Su fin está en lograr las metas establecidas por los cargos superiores.
Comunicación informal
La forma de comunicarse tiene que ver con el trato y la convivencia. Facilita la relación entre compañeros y promueve un ambiente familiar que mejora el rendimiento de los empleados.
Herramientas básicas en comunicación interna
Para que la comunicación externa funcione, hay que trabajar la interna. Y para ello hay una serie de herramientas que la promueven y la hacen más efectiva. Estas son:
- Manual del trabajador. Sirve como guía para los nuevos empleados. Permite conocer la cultura empresarial, el funcionamiento interno y el organigrama de la compañía.
- Reuniones. Sirven para aclarar las metas periódicas y supone una oportunidad para que los empleados de diferentes departamentos convivan.
- Correo electrónico. Básico e imprescindible para tener una comunicación instantánea.
- Buzón de sugerencias. Aunque no todas las empresas lo utilizan, es una buena forma para saber la opinión (anónima) que tienen los trabajadores. Sirve para mejorar a través de críticas constructivas.
Errores comunicativos que deben evitarse
Para que el proceso comunicativo sea eficaz también es necesario prestar atención a pequeños detalles. De esta manera, se podrán evitar errores que conlleven unas consecuencias negativas para el rendimiento de los trabajadores y la empresa.
Por ejemplo, la falta de consistencia en los mensajes entre compañeros puede generar malentendidos que terminen afectando a la convivencia o desarrollo de una tarea. Asimismo, la falta de conexión emocional es otro error común en comunicación interna. No ser conscientes de los problemas que pueda tener un compañero o no tener tacto a la hora de comunicarse son un claro ejemplo de ello.
Finalmente, el estancamiento de un departamento a causa de la comunicación monodireccional puede llevar a la incomprensión para llevar a cabo una orden.
Métodos para mejorar la comunicación en la empresa
Además de las herramientas comunicativas básicas con las que debe contar una empresa, hay algunos métodos que contribuyen a que el proceso comunicativo sea más eficaz. Aquí te mencionamos algunos:
- Definición y seguimiento de objetivos. Para evitar malentendidos, se recomienda marcar unos objetivos claros para cada trabajador. Asimismo, hacer un seguimiento semanal o mensual servirá para llevar un control y saber qué se está cumpliendo y qué no.
- Feedback constante. Otorgar un feedback constante mejora la productividad y motiva a los empleados. Se recomienda felicitar a los empleados cuando lo hacen bien, así como dar un toque de atención amablemente para que mejore en ciertos aspectos.
- Red social corporativa. Es una buena alternativa para poner fin a las cadenas de correos.